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Datenschutzbestimmungen / Reglement für die Mitglieder-Datenbank
Version von Mai 2009



1 Begriff und Zweck


Die GGstOf betreibt eine nichtöffentliche Mitglieder-Datenbank; diese dient den Vereinszwecken der GGstOf sowie zur Vernetzung unter den Mitgliedern


2 Inhalt


1
Die Mitglieder-Datenbank enthält Personendaten von aktiven und nicht mehr aktiven Gst Of und höheren Stabsoffizieren der Schweizer Armee.
2 Diese Personendaten beziehen sich auf Mitglieder der GGstOf wie auch auf Nicht-Mitglieder.
3 Die gespeicherten Personendaten gehören zu folgenden Merkmalsgruppen:

a. Personalien (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Bild)
b. aktuelle persönliche Adressen (Post, Telefon, E-Mail, Web, andere elektronische Netze)
c. letzte abgelöste Postadresse
d. militärische Funktionen, Grad, Einteilungen
e. berufliche und ausserberufliche Stationen
f. Mitgliedermerkmale (Funktionen, Beitragszahlungen, Versandbeschränkungen usw.)
g. ergänzende Dokumente


3 Mutationen


3.1 Daten von Mitgliedern
1 Mitglieder mutieren die sie betreffenden Daten der Merkmalsgruppen a, b, d und e selber, und zwar online oder schriftlich (E-Mail oder Brief) über den Administrator. Sie entscheiden selber über den Umfang der gespeicherten Daten.
2 Bei Mutationen der Postadresse bleibt die letzte Vorgängeradresse gespeichert (Merkmal c).
3 Bei Mutationen der Merkmalsgruppe d ist der Administrator berechtigt, anschliessend redaktionelle Anpassungen vorzunehmen. Merkmale der Gruppen f und g betreut der Administrator.


3.2 Daten von Offizieren, die (noch) nicht Mitglied sind

Der Administrator kann für solche Offiziere Personendaten der Merkmalsgruppen a, b, d und e aus Dokumenten des Bundes, namentlich aus der Teilnehmerliste der Gst S, sowie aus öffentlichen Publikationen und persönlichen Websites dieser Offiziere übernehmen.


4 Datenverwendung


4.1 Verwendung für Vereinszwecke

Der Vorstand nutzt die Merkmalsgruppen a bis f als Mitgliederverzeichnis und für Versände. Zahl und Umfang der Versände sind zu beschränken; der Vorstand kann Beschränkungsstufen vorsehen.

4.2 Verwendung zur Vernetzung von Mitgliedern
Die Mitglieder nutzen die Datenbank zur persönlichen Information wie folgt:
- von allen Mitgliedern die Merkmalsgruppen a bis e;
- von allen Nichtmitgliedern die Merkmalsgruppen a bis d.

4.3 Verwendung für Sammelband
Der Vorstand kann Mitglieder und Fachleute beauftragen, einen neuen Sammelband über das Schweizerische Generalstabskorps zu erarbeiten. Diesen steht der gesamte Inhalt der Datenbank zur Verfügung.

4.4 Externe Verwendung
Jede Weitergabe oder Veröffentlichung von Listen aus der Mitglieder-Datenbank ist verboten.
 

5 Datenschutz und Datensicherheit


5.1 Einsichts- und Berichtigungsrecht

1 Alle Generalstabsoffiziere haben ein Einsichtsrecht in den gesamten Inhalt der sie betreffenden Daten. Sie üben dieses Recht schriftlich über den Administrator aus, Mitglieder auch online.
2 Nichtmitglieder üben ihr gesamtes Berichtigungsrecht über den Administrator aus, Mitglieder für die Merkmalsbereiche f und g. Bestehen Meinungsdifferenzen zu bestimmten Einträgen, müssen diese Einträge gelöscht werden.

5.2 Zugang
Die Mitglieder-Datenbank ist nur Mitgliedern der GGstOf zugänglich. Der Zugang erfolgt online mit Benutzernamen und Passwort (Zugangsdaten) oder schriftlich über den Administrator.

5.3 Sorgfaltspflicht
Alle Mitglieder verpflichten sich zum sorgfältigen Umgang mit der Mitglieder-Datenbank und zur Geheimhaltung ihrer Zugangsdaten.


6 Sonderregelungen


6.1 Nichtmitglieder ohne Kontakt

Will ein Nichtmitglied keinen Kontakt mit der GGstOf, so darf von ihm nur diese Tatsache gespeichert werden. Sein Name darf nur dem Administrator und dem Vorstand zugänglich sein.

6.2 Gesperrte Daten
Zum Schutz der Privatsphäre kann der Administrator ausnahmsweise den Zugang zu einzelnen Personendaten (ausser dem Namen) auch für Mitglieder sperren.


7 Verantwortlichkeiten


7.1 Der Vorstand

Der Vorstand ernennt den Administrator und überwacht den Betrieb der Mitglieder-Datenbank.

7.2 Der Administrator
Der Administrator organisiert und pflegt die Mitglieder-Datenbank; er erstattet jährlich einen Kurzbericht an den Vorstand.



Für weitere Auskünfte kontaktieren Sie datenschutz@ggstof.ch

PDF-Version des Reglements

GGstOf
6000 Luzern

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